Türkak Uzaktan Denetimde Adobe Connect Toplantı Odası

Koronavirüs salgının getirdiği yeni çalışma düzenine hızlıca ayak uyduran TÜRKAK 8 Mayısta yayımladığı bir kılavuzla uzaktan denetimin genel esaslarını belirlemiş, biz de sizler için bu esasların detaylarını önceki yazımızda açıklamıştık.

Burada ise, TÜRKAK tarafından yapılacak uzaktan denetimde kullanılacak Adobe Connect Programına ve TÜRKAK’ın program ile ilgili yönlendirmelerine daha ayrıntılı bir şekilde göz atacağız.

1. Genel Olarak “Adobe Connect”

 Pandemi öncesinde de kullanımı artmaya başlayan online toplantı ve seminerler, birçok kuruluşun evden çalışma ya da uzaktan iletişim düzenine geçmesinden sonra daha önemli ve kullanılır hale geldi. Herkes tarafından Webinar ya da “internet semineri” olarak isimlendirilen bu online platformların en önemli aracı ise webinar programları oldu. TÜRKAK tarafından uzaktan denetim için, bu programlar arasında “Adobe Connect” uygulamasının kullanılmasına karar verildi.

Adobe Connect’nun sanal bir toplantı odası mantığıyla çalışmaktadır. Bu sanal toplantılara katılmak için hiçbir ek yazılıma ihtiyaç bulunmamaktadır. Adobe Connet toplantılarına katılmak için İnternet Tarayıcısı (Chrome, Internet Explorer, Firefox vb.) ve hemen her bilgisayarda bulun Adobe Flash Player eklentisi olması yeterli.

Adobe Connect toplantı odasında;

• Katılımcılar ile sesli, yazılı ve görüntülü iletişim kurulabilir.
• Doküman paylaşılabilir.
• Eğitimler verilebilir.
• Sunumlar gösterilebilir.
• Yapılan sunumlar ve konuşulanlar, tekrar kullanmak üzere kayıt edilebilir.
• Katılımcılar, farklı hiyerarşik yapılarda yetkilendirilebilir.
• Bilgisayar ekranları paylaşılabilir veya anlatımlar çizilerek yapılabilir.
• İş için animasyonlar ve yazılım simülasyonları ile verimli toplantı, seminer, konferans gibi etkinlikler düzenlenebilir.
• Yerden ve zamandan bağımsız olarak eğitim içerikleri kolayca yayınlanabilir.
• Katılımcıların performansları devamlı takip edilebilir.

Uygulamanın en öneli özelliği, herhangi bir program kurulumu gerektirmeden web tarayıcıları üzerinden çalışabilmesidir. Bununla birlikte uygulama Bilgisayara kurulabildiği gibi, mobil telefon mağazalarından indirilerek cep telefonu veya diğer taşınabilir cihazlarda da rahatlıkla kullanılabilmektedir.

2. TÜRKAK Uzaktan Denetimde Adobe Connect Nasıl Kullanılacak

TÜRKAK yayınladığı kılavuzda, Adobe Connect uygulamasının kullanımından dolayı, uygunluk değerlendirme kuruluşlarının herhangi bir lisans ücreti ödemeyeceğini bildirmiştir. Bu husus programın kullanılması ile ilgili masrafları TÜRKAK’ın üstlendiğini göstermektedir.

• TÜRKAK Tarafından Bağlantı Gönderimi ve Toplantı Odasına Giriş

Daha önce belirlenmiş olan denetim tarihinde, TÜRKAK dosya sorumlusu tarafından gönderilecek lisanlı bağlantı linki tıklanarak aşağıdaki ekrana gidilecek:

Burada TÜRKAK kılavuzunda belirtilen önemli bir ayrıntı yer almaktadır. Bağlantı denetimin başından sonuna aynı kalmayacak, dosya sorumlusu tarafından Uygunluk Değerlendirme Kuruluşuna(UDK)’na her denetim günü ayrı bir bağlantı gönderilecektir.

Uygunluk Değerlendirme Kuruluşu yetkilisi tarafından, misafir bölümündeki ad kısmı doldurularak odaya giriş yapıldığında, aşağıda gösterilen ekran gelecek, UDK bu ekrandan toplantı odasına web tarayıcısından ya da bilgisayara/mobil cihaza yüklenen uygulamadan hangisiyle gireceğine karar verecektir.

TÜRKAK yetkilisi tarafından gerekli izinler verildikten sonra toplantı odasının ekranı açılacaktır:

Toplantı odasına girildiğinde;

• Diğer bütün görüntülü ve sesli konuşma programları kapatılmalıdır.
• Üst menüde bulunan ilgili butonlar tıklanarak, mikrofon ve kamera aktif hale getirilmelidir.
• Kamera görüntüsünün üzerinde bulunan paylaşımı başlat butonuna basılarak diğer katılımcılarla irtibat sağlanmalıdır.
• Herhangi bir sorun olduğunda dosya sorumlusundan yardım alınmalıdır.

Adobe Connect kullanması oldukça kolay bir program olmakla birlikte, Youtube da ve diğer video kanallarında, bu uygulamanın nasıl kullanılacağına ilişkin çok yararlı videolar bulunmaktadır.

• Teknik Alt Yapının ve Görüşme Kalitesinin Test Edilmesi

 Denetimden en geç bir günce, TÜRKAK dosya sorumlusunun organizasyonunda deneme bağlatıtısı gönderilerek, programın kullanılabilirliği test edilecektir.

Bu test esnasında aşağıdaki hususlar gözlemlenir;

• UDK’daki gerekli teknik alt yapının uygunluğu.
• Görüntü netliği, ses kalitesi.
• Bağlantının uygunluğu.

TÜRKAK kılavuzunda, bilgisayara gömüle mikrofonların tercih edilmemesi gerektiğini, harici mikrofonlu kulaklıkların kullanılması gerektiğini belirtmiştir. Ayrıca UDK yetkililerinin bulunduğu ortamından sesin ve görüntünün kalitesini düşürecek nemli, gürültülü bir ortam olmaması istenilmiştir.

Denetim esnasında bağlantıda kopma olması durumunda yapılan denemelerden sonra da bağlantının kurulamaması durumunda, TÜRKAK tarafından bir kolaylık getirilerek, denetim ekibi tarafından diğer iletişim araçları ile de (WhatsApp, FaceTime vb.) denetimin sürdürülebilme imkanı getirilmiştir.

• Denetime Katılım ve Açılış Toplantısı

 TÜRKAK, kılavuzda benetimin başlaması ve açılış toplantısı için şunları belirtmiştir:

• UDK personelinin geçerli program bağlantısına sahip olması gerekir
• Mümkün olan en az sayıda personelin katılımı sağlanmalıdır.
• Tek ekran üzerinden birden fazla kişi veya ayrı ekranlarda toplantıya katılım sağlanabilir
• Uzaktan Denetim ekip lideri tarafından yönetilir.
• Denetimci katılım listesi, toplantıya katılanlar tarafından imzalanarak portala yüklenir.

• Faaliyetlerin Gözlemlenmesi ve Tanık Denetimi

 TÜRKAK denetçileri tarafından, uzaktan denetimde aşağıda açıklananlar doğrultusunda, UDK’nın faaliyetleri ile ilgili teknik faaliyetlere de tanıklık edilecektir:

• Tanık denetimi veya faaliyetlerin gözlemlenmesi, canlı yayın, video kaydı, mülakat veya doküman gözden geçirme gibi tekniklerin bir veya birden fazlası kullanılarak gerçekleştirilecektir.
• Bu nedenle, UDK’nın faaliyetlerinin gözlemlendiği veya tanık denetiminin yapıldığı lokasyonun internet bağlantısının da uygun olması gerekmektedir.
• Video kaydı yoluyla denetim yapılması durumunda, görüntü kalitesinin düzgün olması gerekli ve faaliyeti gerçekleştiren personelin ne yaptığını faaliyet esnasında belirtmesi gerekmektedir.
• Denetim esnasında ilgili personel görüşme için hazır bulunmalıdır.

• Denetimin Sonlandırılması ve Kapanış Toplantısı

Denetimin son günü ya da ihtiyaç halinde daha öncesinde denetimin sonlanması durumunda, denetim ekip lideri tarafından kapanış toplantısı düzenlenecektir.  Bu aşamada;

• Denetimci katılım listesi imzalanarak portala yüklenir.
• Uygunsuzluklar müzakere edilerek, UDK ile mutabık kalınmasının ardından portala yüklenir.
• Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Bildirim Formu Kuruluş yetkilisi tarafından imzalanıp kaşeli bir şekilde portala yüklenir.
• Rutinde olduğu gibi, 15 gün içerisinde bu bildirimdeki ilgili alanlar doldurularak, taralı kppyası portala yüklenecek, orijinal nüshası ise TÜRKAK adresine gönderilecektir.