Türkak Uzaktan Denetim

Koronavirüs salgını nedeniyle, bir çok muayene kuruluşu gerek kendi çalışanlarının sağlığı açısından ve gerekse bir çok işletmenin kapanması nedeniyle dönüşümlü çalışma, düşük kapasite ile çalışma veya faaliyetlerini durdurma yoluna gitmişti.

Bu nedenle, Türk Akreditasyon Kurumu(TÜRKAK), koronavirüs salgını nedeniyle, denetim faaliyetlerine  18 Mart 2020 tarihi itibariyle  ara vermiş, yayınladığı prosedürlerle denetimlerin uzaktan yapılmasına imkan verecek hazırlıklara başladığını bildirmişti.

TÜRKAK, uzun süredir beklenen, muayene kuruluşlarının da içinde olduğu uygunluk değerlendirme kuruluşlarının uzaktan denetim kılavuzunu 8 Mart 2020 tarihinde yayınladı. Uzaktan Denetim Kılavuzun da belirtilen düzenlemelerin ana başlıklarını şöyle belirtebiliriz:

1. Uzaktan denetimden öncesinde yapılması gereken hazırlıklar
2. Denetim ekibince talep edilen kayıtların hazır tutulması ve e-Portale Yüklenmesi
3. Gözlemlenecek faaliyetlere ilişkin hazırlıkların yapılması
4. Uzaktan denetimde kullanılacak teknolojik alt yapının hazırlanması
5. Uzaktan denetimde kullanılacak Adobe Connect uygulamasının kullanımı

Uzaktan Denetim Kılavuzu bu yazıda muayane kuruluşları açısından ele alınacaktır.

1. Uzaktan Denetim Öncesinde Yapılması Gereken Hazırlıklar

 Muayene kuruluşları tarafından, TÜRKAK tarafından bildirilen uzaktan denetim tarihinden önce,

• Normal denetimlerden önce de yapılan, kayıtların hazır bulundurulması, test ve ölçü aletlerinin, yetkili ve yetkin personelin hazır bulunması vbhazırlıklar yapılmış olmalıdır.
• Kayıtların ayrıca elektronik ortama da aktarılmış olması gereklidir.
• Uzaktan denetim için gerekli olan teknolojik alt yapının(bilgisayar, internet vb) hazır hale getirilmiş olması gereklidir.
• Uzaktan denetimde TÜRKAK denetim ekibine destek verecek olan personelin hazır bulunması gereklidir.
• Üst yönetim ve idari görevleri yürüten personelin de talep edilmesi halinde ulaşılabilir olması gereklidir.

2. Uzaktan Denetim Öncesinde Yapılması Gereken Hazırlıklar

Kılavuzda, denetim ekibi tarafından denetim sürecinde incelenecek kayıt ve dokümanların, makul bir süre önce UDK’ya bildirileceği belirtilmiştir. Muayene kuruluşları için bu kayıt ve dokümanlar;

• Tarafsızlık ve bağımsızlığa ilişkin doküman ve kayıtlar,
• Gizliliğe ilişkin doküman ve kayıtlar,
• Kuruluşun yasal durumunu belgeleyen kayıtlar,
• Kuruluşun personeline yönelik standart veya yasal mevzuatgereklilikleri kapsamındaoluşturduğu kayıtlar,
• Cihaz listesi, kalibrasyon takip çizelgeleri, ara kontroller vb. gibiuygunluk değerlendirme faaliyetini doğrudan veya dolaylıolarak etkileyen donanıma ilişkin kayıtlar,
• Taşeron kullanımı
• Muayene kayıtları
• Üretilen ve müşteriye sunulan raporlar/belgeler/etiketler,
• UDK’ya ulaşan itiraz ve şikayetlerin ele alınması sürecine ilişkinkayıtlar,
• Doküman ve Kayıtların kontrolüne yönelik listeler, gözdengeçirme kayıtları, arşiv / imhatutanakları
• Gerçekleştirilen düzeltici faaliyet kayıtları
• İç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesine yönelik kayıtlar

olarak sıralanmıştır. Denetim ekibinin bu kayıtlar haricinde gerekli başka kayıtların da e-portale yüklenmesini ve elektronik ortamda saklanmasını isteyebileceği ayrıca belirtilmiştir. Denetim ekibi tarafından denetim öncesinde veya denetim esnasından talep edilen kayıtlar, e-portalde “uzaktan denetim kayıtları” başlığı altına yüklenecektir.

3. Gözlemlenecek Faaliyetlere Yönelik Hazırlıkların Yapılması

Gözlemlenecek faaliyetlere ilişkin;

• İsmi denetim programında bulunan personel, faaliyetin gözlemleneceği ortamda hazır bulunmalıdır.
• Muayene kuruluş personelinin gerekli güvenlik tedbirlerini ve Koronavirüs ile sağlığı tehdit eden diğer tehlikelere karşı bütün önlemleri almış olmalıdır.
• Denetim ekibi tarafından tanıklık edilecek faaliyete yönelik talep edilen hazırlıkların yerine getirilmiş olması gereklidir.

4. Uzaktan Denetimde Kullanılacak Teknolojik Alt Yapının Hazırlanması

TÜRKAK tarafından, uzaktan denetimde kullanılacak teknolojik alt yapının aşağıdaki asgari gerekleri karşılaması istenmiştir:

• Bağlantı kalitesi (canlı görüntü, ses vb. aktarımı) yeterli olmalıdır.
• İnternet erişimi, yeterli sayıda bant genişliğine sahip olmalıdır.
• Yeterli sayıda bilgisayar olmalıdır.
• Ses ve görüntü aktarımı sağlayacak, eko oluşumunu önlemek için mikrofonlu kulaklık, yeterli çözünürlükte kamera vb olmalıdır.
• Denetim ekibi tarafından talep edildiğinde lojistik ve teknik yönler dahil olmak üzere uzaktan denetim sürecinde gerekli olabilecek tüm yetkin personelin erişilebilir olmasını sağlanmalıdır.

5. Uzaktan Denetimde Kullanılacak Adobe Connect Uygulamasının Kullanımı

TÜRKAK yayınladığı kılavuzda, uzaktan denetimlerin ilave bir kapasite gerektirmediği sürece “Adobe Connect” uygulamasıyla gerçekleştirileceğini belirtmektedir. Bununla ilgili olarak TÜRKAK;

• Yazılımın kullanımının herhangi bir ücrete tabi olmadığını, gönderilecek bağlantıların tamamen lisanslı olacağını,
• Muayene kuruluşu tarafından gönderilen bağlantıya katılımın sağlanmasının yeterli olacağı,
• Dosya sorumlusu tarafından her bir denetim günü için farklı bir bağlantı paylaşılacağı,
• Uygulamanın web üzerinden, Windows, ios, android mağazalarından da indirlebildiği,
• Uygulamanın cep telefonu üzerinden kullanılması halinde, telefonun sabitlenmesi ve titreşim, nem gibi ortam şartlarından korunması gerektiği,

İfade edilmiştir.

Uygulamanın denetim esnasında nasıl kullanılacağı aşağıda linki verilen kılavuzda detaylı bir şekilde anlatılmıştır.

Uygulama tarafından sağlanan platforma TÜRKAK tarafından “toplantı odası” ismi verilmiştir. Toplantı odasında yapılacak denetime ilişkin açılış ve kapanış toplantıları, normal denetimler gibi portale yüklenecek denetim katılım listesi imzalanarak gerçekleştirilecektir.

Denetim programında belirlenen kapsamda saha/tanık denetimin izlenmesi gibi gözlemler, canlı yayın, video kaydı, mülakat veya doküman gözden geçirme gibi tekniklerin bir veya birkaçı kullanılarak gerçekleştirilecektir.

Kaynak:

Kılavuz İçin Tıkla